Aanvullende informatie

Last update: 13-01-2010

 

Aanvullende informatie

Op deze pagina vind je de volgende aanvullende informatie:

Als je ingelogd bent, kun je van hieruit doorklikken naar de volgende onderdelen:

  • de omvang van een rapport
  • voorbeelden van inhoudsopgaven
  • extra trucs en tips voor MS Word
  • uitleg van enkele standaardbegrippen
  • meer over d's en t's
  • analyse van alinea's
  • aanwijzingen voor dubbelzijdig printen van een rapport
  • vragen over bijlagen: wel of geen eigen bladzijdenummering en inhoudsopgave?

De overgang van MS Word 2003 naar MS Word 2007

Hieronder is te zien hoe de instructies in het boek voor MS Word 2003 er in MS Word 2007 uitzien.

 

handeling in MS Word 2007
weergeven aanzetten tabblad Start en dan staat het ¶-symbool in het vak Alinea
spelling- en grammaticacontrole tabblad Controleren en dan staat links een grote ABC-button (of gebruik direct F7)
de instellingen van de spelling- en grammaticacontrole aanpassen klik op die ABC-button en klik in dat venster op Opties
afbreken aanzetten tabblad Pagina-indeling, Afbreken, Automatisch, nogmaals Afbreken, Opties voor woordafbreking, Afbreekzone (0,01 cm)
links uitvullen tabblad Start, de juiste icoon staat in het vak Alinea
tabelranden aanpassen tabblad Hulpmiddelen voor tabellen (is rechtsboven te zien als de cursor in een tabel staat), Randen
een echt minteken invoegen tabblad Invoegen, Symbool, Wiskundige symbolen en dan het minteken naast het Σ-teken
een hard pagina-einde invoegen tabblad Invoegen, Pagina-einde (of Ctrl Enter)
tekstdoorloop goed regelen tabblad Start, klik in het vak Alinea op het kleine pijltje dat naar rechtsonder wijst, Tekstdoorloop, Bij volgende alinea houden
een vaste spatie invoegen tabblad Invoegen, Symbool, Speciale tekens, Vaste spatie
een voet- of een eindnoot invoegen tabblad Verwijzingen, vak Voetnoten
een index maken tabblad Verwijzingen, vak Index

 

Naar boven

 

Hinderlijke verschillen tussen MS Word 2003 en MS Word 2007

Het compleet nieuwe ontwerp van MS Word 2007 heeft ervoor gezorgd dat bepaalde zaken ‘onvindbaar’ geworden zijn. Zelfs een doorgewinterde MS Word-gebruiker als ik heb een aantal malen de Help moeten raadplegen om iets terug te kunnen vinden. Voor wie de overgang naar MS Word 2007 ook als probleem ervaart, staan hieronder wat tips in FAQ-vorm. Daarbij ben ik uitgegaan van zaken die ikzelf handig vind om te weten of te gebruiken.

 

Vraag

Waar is het sluitkruisje voor het huidige document gebleven?

Antwoord

In MS Word 2003 zat een sluitkruisje voor het document waar je mee bezig bent en was er een ander sluitkruisje om MS Word in zijn geheel af te sluiten. Als je meer dan een document open hebt staan, dan sluit het kruisje in MS Word 2007 alleen het huidige document af. Gaat het om het enige document, dan wordt MS Word in zijn geheel afgesloten en dat wil je meestal niet. Er is echter een oplossing voor.

Sommige van de onvindbare dingen blijken in MS Word 2007 achter de ronde Microsoft Start-button helemaal linksboven te zitten. Daar zit de icoon Sluiten en daarmee kan het document gesloten worden zonder MS Word af te sluiten.

 

Vraag

Het is toch wel heel vervelend om daarvoor elke keer eerst op die Start-button te moeten klikken. Is hier geen slimmere oplossing voor?

Antwoord

Naast de Start-button zit de werkbalk Snelle toegang. Daar kun je dingen aan toevoegen. In de volgende figuur is mijn werkbalkje te zien.

 

Vraag

Hoe voeg je iets toe aan de werkbalk Snelle toegang?

Antwoord

Klik op het driehoekje naast de werkbalk. Het resultaat ziet er als volgt uit:

 

 

Sluiten staat er niet bij als een van de mogelijkheden om direct aan te vinken. Klik dus op Meer opdrachten… Je kunt dan kiezen uit populaire opdrachten, maar daar staat Sluiten ook al niet tussen. Je kunt echter ook kiezen voor Alle opdrachten en daar staat Sluiten dan wel tussen.

 

Vraag

Hoe maak je zo’n plaatje?

Antwoord

Vroeger deed je dat met Alt + Prt Scr, maar dan komen er nu allerlei nummertjes aan onderdelen van het lint (het gehele bovenste deel boven het document) te hangen. Het gaat nu met Prt Scr.

 

Vraag

Waar is de werkbalk Afbeeldingen gebleven, zodat je zo’n schermbeeld kunt bijsnijden?

Antwoord

Klik op de figuur en dan zie je rechtsboven het lint Hulpmiddelen voor afbeeldingen staan. Dit principe geldt ook voor het werken met tabellen. Klik je in een tabel dan verschijnt er rechtsboven Hulpmiddelen voor tabellen.

 

Vraag

Waar is het afdrukvoorbeeld gebleven?

Antwoord

Klik op de Start-button, Afdrukken en kies Afdrukvoorbeeld. Omdat ik altijd met Weergeven aan werk, vind ik het heel prettig om het afdrukvoorbeeld onder handbereik te hebben. In de voorgaande figuur is te zien dat ik deze optie aan de werkbalk Snelle toegang toegevoegd heb.

 

Vraag

Hoe kun je de hoeveelheid wit tussen alinea's weer 'normaal' krijgen?

Antwoord

Zie voor het antwoord op deze vraag het item De standaardinstellingen van MS Word 2007.

 

Vraag

Waar is Opmerking invoegen gebleven?

Antwoord

Volgens de ondoorgrondelijke Microsoft-logica zit deze optie dus niet in het tabblad Invoegen. Klik op het tabblad Controleren.

 

Vraag

Als je een stukje tekst wilt arceren, hoe kun je dan meer kleuren krijgen dan die vijftien die nu aangeboden worden?

Antwoord

Als je in het tabblad Lettertype op de markeerstift drukt, kun je inderdaad uit niet meer dan vijftien kleuren kiezen. In het tabblad Alinea zit echter een verfbusje en daar kun je wel uit 'oneindig' veel kleuren kiezen.

 

Wordt vervolgd …J

 

Naar boven

 

De standaardinstellingen van MS Word 2007
In het boek wordt uitgelegd wat er allemaal mankeert aan de Normal van MS Word 2003. Men heeft daarin in MS Word 2007 enkele veranderingen aangebracht, maar ook deze standaardsjabloon voldoet nog steeds niet aan de eisen die aan een goede sjabloon gesteld mogen worden.

Het lettertype is nu acceptabel (Calibri 11), maar voor de rest is het nog steeds niet goed:

  • de regelhoogte is nog onvoldoende
  • de regels zijn te breed
  • de witregels na alinea's en kopjes hebben niet dezelfde hoogte als een normale tekstregel. 

Vooral het wit na alinea's is storend omdat in het boek sterk afgeraden wordt om witruimte (witregels) na alinea's te hanteren. Witregels na alinea's zijn immers hét recept om tot een slechte structuur te komen.

Zie het boek voor uitleg over de regels voor een correcte vormgeving. Elders op deze website staan rapportsjablonen die wel aan de regels voldoen. Daar zitten ook varianten tussen die gebaseerd zijn op Calibri 11. 
In het tabblad Stijlen zit naast de stijl Standaard de stijl Geen afstand. Het is natuurlijk vervelend om daar elke keer op te moeten klikken. Bovendien staat daarin de regelafstand op Enkel en ook dat is ongewenst. De regels zijn ook nog steeds te breed.

Je kunt de stijl Standaard echter als volgt probleemloos aanpassen, zodat je een relatief eenvoudig document toch een leesbaar uiterlijk kunt geven:

  • klik met de middelvinger op de stijl Standaard
  • klik in het verschijnende venster linksonder op Opmaak
  • klik op Alinea
  • zet de regelafstand op Ten minste 14 pt
  • zet Links inspringen op 2,5 cm
  • vink daarna óók nog Nieuwe documenten op basis van deze sjabloon aan.
Naar boven

 

Foutjes in het boek

Het is onvermijdelijk dat er enkele foutjes in een boek staan, zelfs in dit boek :)!

  • Op bladzijde 19 staat vroeger of later, maar dat zou vroeg of laat moeten zijn. (Gevonden door: Joris Schaefers.)
  • Op bladzijde 19 staat het woord stagecoördinator in de tabel te laag.
  • Op bladzijde 22 wordt verwezen naar figuur 3.4 maar dat moet figuur 2.4 zijn. (Gevonden door: Annuska Timmer.)
  • Op bladzijde 23 had het bladzijdenummer 70 in figuur 2.5 iets verder naar rechts moeten staan.
  • Op bladzijde 25 staat i-pod, maar de juiste schrijfwijze is iPod. (Gevonden door: Jan Thijs.)
  • Op bladzijde 30 staan onderaan twee voorbeeldzinnen. In zin 1 wordt wel over boter gesproken maar in zin 2 is dit woord vergeten neer te zetten. (Gevonden door: Wubbian Brugge.)
  • Op bladzijde 35 staat in regel 5 (de tabel niet meegerekend) tweemaal het woord op. (Gevonden door: Menno Homan.)
  • Op bladzijde 41 staan in de tweede voorbeeldzin met fouten geen zes maar vijf fouten.
  • Op bladzijde 42 staat in regel 12 als schrijven als; de eerste keer als is uiteraard overbodig. (Gevonden door: Jeffrey van der Wal.) 
  • Op bladzijde 100 staat onder Leeswijzer dat de leeswijzer het laatste onderdeel van het rapport is, maar dat moet natuurlijk het laatste onderdeel van de inleiding zijn. (Gevonden door: Marcel Burger.)
De auteur wacht met spanning af of de lezers er nog meer vinden.
In een enkel geval zou de formulering iets zorgvuldiger gekund hebben.

Op bladzijde 108 staat dat een projectinitiatiedocument als bijlage in het rapport opgenomen moet worden. Dit geldt ook als de studenten het wel zelf geschreven hebben.

 

Naar boven

 

Recensies

De volgende recensie is afkomstig van NBD|Biblion, het samenwerkingsverband van Nederlandse openbare bibliotheken, uitgevers en boekhandelaren.

 

Weer een boek voor studenten over het maken van verslagen en rapporten. Voegt dit iets toe aan de reeds bestaande? Het antwoord is ja. De auteur is informatiedocent en afstudeercoördinator bij het Instituut voor ICT van de Hanzehogeschool in Groningen. In zijn boek komen onderdelen voor die in andere uitgaven over dit onderwerp niet of onvoldoende aan bod komen. Naast de gebruikelijke aanbevelingen over opbouw, inhoud, vormgeving en taalgebruik geeft de auteur vooral praktische tips over het overzichtelijk en aantrekkelijk maken van een rapport. Vooral een goed gebruik van de computer en internet en de vele vaak niet gebruikte mogelijkheden daarvan worden door hem benadrukt. Zeer leesbaar wordt zijn boek door de vele voorbeelden die hij geeft waardoor onmiddellijk duidelijk wordt wat bedoeld wordt. Het boek eindigt met een opsomming van de onderdelen van een rapport en een index. Een zeer bruikbare handleiding voor zowel wo- als hbo-studenten.

 

(NBD|Biblion recensie, Dr. H.Chr. van Bemmel)

 

De volgende recensie is te vinden op het Secretasseblog.

 

Van verslag tot rapport: eerste hulp bij Word-gebruik

Gepost door Elcke Strijbosch | 9 januari 2008 |

 

Ook wel eens met de handen in het haar bij het schrijven van het zoveelste rapport? Het gevoel dat je alweer het wiel aan het uitvinden bent terwijl er toch iemand moet zijn die weet hoe je dat nou doet, zo’n rapport maken in Word? Dan is er nu een boek voor jou: ‘Van verslag tot rapport’, geschreven door Jack Schilder.

 

Hoe maak je nou goed gebruik van sjablonen? En wie kan je handige tips geven bij het gebruik van Word? Jack Schilder schreef het als praktische schrijfhulp voor studenten. Het lijkt mij dat het voor menig secretaresse ook goed van pas zal kunnen komen!

 

De kern van het boek bestaat uit praktisch toepasbare vuistregels waarmee elk rapport van een goede structuur kan worden voorzien. Het boek sluit af met een uitgebreid overzicht van de onderdelen die standaard in een rapport te vinden zijn.

 

Vraag je leidinggevende eens om budget voor een boek, als je je kennis en vaardigheid wilt vergroten! Of heb je andere suggesties - misschien heb je er zelf wel iets over geschreven? Laat het ons weten!

 

De volgende recensie is te vinden op de website van Logeion, vereniging voor communicatie.

 

Sterren

Hier heb ik iets aan als communicatieprofessional *****

Schrijfstijl ****

Vormgeving en uitvoering ****

Overal score ****

 

Recept voor appeltaart

Wie dacht het schrijven van verslagen en rapporten onder de knie te hebben, is daar na het lezen van dit boek niet meer zo zeker van. Van A tot Z worden in dit boek de finesses van de 'rapportschrijfkunst' uit de doeken gedaan. Hierbij wordt er zeker niet alleen maar ingegaan op de kwaal waaraan veel ambtenaren en andere 'rapportschrijvers' lijden: een grote voorliefde voor archaïsch taalgebruik (Wil iedereen die het woordje 'welke' als betrekkelijk voornaamwoord gebruikt pagina 34 goed in z'n oren knopen?)

 

De auteur Jack Schilder, informaticadocent aan de hogeschool in Groningen, besteedt aandacht aan thema's als: de verplichte onderdelen van een rapport, opsommingen, vormgeving, structuur, veelgemaakte fouten en praktische tips. En van het hoofdstuk 'MS Word: tips en trucs' kan zelfs een doorgewinterde Word-gebruiker nog veel leren.

 

Als ik docent zou zijn, van welke opleiding dan ook, zou ik dit boek vanaf de eerste les verplicht stellen. Werkstukken die niet volgens de regels van Jack Schilder zijn gemaakt, zou ik zonder pardon naar de prullenbak verwijzen. Misschien zou de uitgever een deal moeten sluiten met ministeries, zodat alle jonge ambtenaren hun verslagen en rapporten volgens dit boek maken: Onleesbare rapporten en draken van verslagen sterven dan vanzelf uit.

Wat een verademing zou dat zijn! En nee, bang voor eenheidsworst en het ontbreken van ruimte voor creativiteit hoef je echt niet te zijn. Het is net als een recept voor een goede appeltaart. Iedere bakker heeft z'n eigen creatieve versie, maar een aantal basisingrediënten is voor alle taarten gelijk.

 

Recensie: Wieneke de Bruin (06-04-2009).

 

Naar boven

 

Klik hier om in te loggen